Recordemos que el RIPS es el conjunto de datos que contiene la información relacionada con la prestación o provisión de servicios y tecnologías de salud a los usuarios. Éste se utilizará para los procesos de prestación o provisión de servicios y tecnologías de salud y su facturación, así como para los procesos de dirección, regulación y control.

El RIPS será generado, validado y enviado como soporte de la factura de venta por parte de los facturadores electrónicos del sector salud, esto es, prestadores de servicios de salud, proveedores de tecnologías en salud y otras entidades que en el marco de sus funciones legales deban entregarlos. En el anexo técnico de esta norma se establece la estructura de los datos que conforman el RIPS.

Cabe mencionar, que las entidades que hagan uso del RIPS deben utilizar los datos que se refieren a la transacción, al servicio y tecnología de salud y al valor facturado, así:

1. Datos relativos a la transacción
2. Datos relativos a los usuarios
3. Datos relativos a los servicios y tecnologías de salud y a los valores facturados:
   • Datos de las consultas
   • Datos de los procedimientos
   • Datos de la urgencia con observación
   • Datos de hospitalización
   • Datos de recién nacidos
   • Datos de medicamentos
   • Datos de otros servicios

Mientras que las fuentes de datos de la prestación individual de servicios y tecnologías de salud son:

• La historia clínica
• Los registros asistenciales para el caso de las intervenciones colectivas
• El servicio de información de medicamentos o el registro de dispositivos médicos e insumos para el caso de proveedores de tecnologías en salud
• La factura de venta de servicios y tecnologías de salud.

Los campos de datos relacionados con la identificación de los usuarios y el detalle administrativo y asistencial de los servicios y tecnologías de salud estarán contenidos en el RIPS, guardando relación con la factura, los cuales serán entregados con los demás soportes, según corresponda, para la radicación y el inicio del trámite de pago de la factura electrónica de venta en salud.

Flujo y reporte de datos

El RIPS debe generarse conjuntamente con la factura electrónica de venta en salud, de las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos. Una vez surtido el proceso de validación previa de la DIAN a la factura o a las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos se deberá realizar la validación única del RIPS.

Las reglas únicas de validación según las cuales se evaluarán las condiciones de estructura, contenido y relación de la información reportada, se detallan en el Anexo Técnico de esta resolución, por tanto, las entidades responsables de pago y demás pagadores no podrán usar, ni adicionar otras reglas.

Responsabilidades de las entidades obligadas a reportar RIPS

Los obligados a reportar son responsables de los siguientes procesos informáticos:

1. Generación o actualización de datos: Para ello deberán:
   • Ajustar las formas de registro manual o automatizado, que incluyan los contenidos y la estructura que se definen.
   • Hacer el registro de los datos con la prestación o provisión del servicio o tecnología de salud.
   • Garantizar la confiabilidad, calidad, oportunidad y validez de los datos, así como su respectivo almacenamiento.
   • Garantizar que al momento de generar o actualizar el dato en su sistema de información, éste cumpla con las condiciones de estructura, contenido y relaciones definidas en la presente resolución para su adecuada validación.
2. Validación única: Adelantar el proceso de certificación de la consistencia de los datos, en cuanto a los valores que asumen los campos y las relaciones de los RIPS como soporte a la factura electrónica de venta en salud, previo a su transferencia.
3. Envío de datos: Luego de obtener la certificación de aprobación resultante de la validación única, los facturadores electrónicos del sector salud deberán enviar al Ministerio de Salud, los RIPS y el archivo de la factura electrónica de venta en salud con validación previa de la DIAN a través de la plataforma de transporte de datos prevista, y a la entidad responsable de pago o demás pagadores, en los términos señalados en los artículos 4 y 5 de la Resolución 510 de 2022 o la norma que la modifique o sustituya.

¿Hasta cuando hay plazo?

A partir del 1 de enero de 2023, las entidades deben entregar el RIPS correspondiente a los servicios y tecnologías de salud facturados a partir de esta fecha conforme lo previsto en esta resolución y su anexo técnico; mientras se cumple este plazo los RIPS deberán ser entregados en las estructuras definidas en la Resolución 3374 de 2000 y demás normas relacionadas.

Los Prestadores de Servicios de Salud, las entidades responsables de pago y demás pagadores, dispondrán hasta el 30 de junio de 2023 para enviar los RIPS de las atenciones facturadas antes del 1 de enero de 2023, conforme a la periodicidad con la que se remiten durante la operación.

Sin embargo, para que la implementación de este proceso sea completa, el Ministerio de Salud aún debe determinar:

• El mecanismo de validación única, el cual certificará la estructura, contenido y relación de los datos, así como la transferencia y envío de RIPS al Ministerio de Salud. La forma de disposición de RIPS a las entidades responsables de pago y demás pagadores será definido por las partes.
• El documento de lineamientos técnicos para la generación, validación y envío de los RIPS como soporte de la factura.
• La plataforma de transporte de datos y especificaciones para el envío.
• Dispondrá a las entidades territoriales del orden departamental y distrital, la información relacionada con los RIPS en cuanto a los servicios y tecnologías prestados a la población del área de influencia para la retroalimentación y soportes de registro y seguimiento.

Finalmente, esta resolución rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga, a partir del 30 de junio de 2023, las Resoluciones 4144 de 1999, 1077 y 3374 de 2000, 951 de 2002, 1531 y4449 de 2014.